STATUTS DE L'E.S.E.A

 STATUTS DE L'E.S.E.A

 

 
 

CHAPITRE 1 DISPOSITIONS GENERALES 

Section I : Objet, DénominationSiège
 
Article 1 : La compagnie régie par les présents Statuts, constituée en association personnifiée le 17 septembre 2013, sous l'autorité de la Partie III de la Loi sur les compagnies (L.R.Q., chapitre C-38) est l’ "Entente pour la solidarité, l'entre-aide et l'amitié - Rive-Sud".
 
Article 2 : La dénomination sociale de l'Association est "Entente pour la solidarité, l'entre-aide et l'amitié - Rive-Sud".
 
Article 3: L'acronyme de la dénomination sociale de l'Association, ci-après nommée "l’Entente", est "E.S.E.A.".
 
Article 4: L’ESEA est constituée pour une durée illimitée, entre les adhérents aux présents Statuts et ceux qui y adhéreront ultérieurement.
 
Article 5: Le siège social de l’ESEA est établi, provisoirement, au 2271 rue Bedard à Longueuil J4N 1B4. Il pourra être transféré, à tout moment, par simple décision du Bureau exécutif (BE).
Section II : Objet
 
Article 6: À des fins purement sociales, charitables, culturelles et sans intention de gain pécuniaire pour ses membres, l'ESEA a pour objet :
 
1. de favoriser l'entraide, la solidarité et l’amitié entre toutes les personnes, ressortissantes ou amies du Sénégal qui résident sur la Rive-Sud. Par personne amie du Sénégal, on entend toute femme ou tout homme qui n'est pas ressortissante ou ressortissant de ce pays, mais qui manifeste un intérêt (affectif, amical, professionnel, humanitaire, etc.) à l'égard du Sénégal ;
 
2. de contribuer au bien-être de ses membres et de leurs familles à travers la réalisation d'activités pédagogiques, culturelles, sociales ou sportives ainsi qu'à faciliter leur intégration culturelle, sociale, économique et professionnelle au Canada en général et sur la Rive-Sud en particulier ;
 
3. d'établir et d'administrer un centre culturel, social et sportif au bénéfice de ses membres et de toutes les populations qui habitent aux alentours du lieu d'implantation ;
 
4. de contribuer à l’éducation de ses membres et de leurs enfants sous réserve de la Loi sur l’enseignement privé (L.R.Q., c. E-9.1) et de ses règlements.
 
5. de recevoir des dons, legs et autres contributions de même nature en argent, en valeurs mobilières ou immobilières, administrer de tels dons,
 
Article 7: L’ESEA est ouverte à toutes les personnes, ressortissantes du Sénégal ou non, qui résident au Canada sans distinction d’origine, de croyance ou d’opinion. L’ESEA s’interdit tout prosélytisme politique, communautariste ou religieux. Chacun de ses membres doit être assuré en son sein du respect, de la compréhension et de la considération qu’il doit lui-même porter aux autres.
 
Article 8: Pour faire partie de l’ESEA, il faut adhérer aux présents statuts et jouir de ses droits civiques. Le BE statue sur les demandes d’admission présentées et y donne suite.
 
Article 9: L’ESEA est composée de :
1. membres actifs,
 
2. membres associés et,
 
3. membres d'honneur.
 
Article 10: Les membres actifs sont des personnes physiques qui résident dans le ressort territorial de la Montérégie et qui acceptent de
  • adhérer aux objectifs de l’ESEA,
  • faire une demande d’adhésion formelle adressée au BE
  • être à jour des obligations fixées par l’ESEA à ses membres,
  • s’engager à participer aux activités de l’association dans la mesure de sa disponibilité.

Article 11: Les membres associés sont toutes les personnes physiques qui résident au Canada, mais qui ont leur résidence principale en dehors de la Montérégie. Ils peuvent être, également, des personnes morales établies au Canada et qui entretiennent une quelconque relation avec le Sénégal (coopération, affaires, études, etc.).

Article 12: Les membres d’honneur sont des personnes physiques ou morales que l’ESEA entend honorer pour leurs services rendus et/ou leurs actions accomplies au profit du Sénégal ou de la communauté sénégalaise établie au Canada. La qualité de membre d'honneur est octroyée sur décision du Conseil d’administration (CA).
 
Article 13: La qualité de membre de l’ESEA se perd lorsque les conditions d’admission ne sont plus remplies. Elle peut également se perdre par démission, ou par non respect des obligations. Elle peut aussi se perdre par radiation sur décision de l’Assemblée plénière pour tout motif grave, après convocation de l'intéressé, et écoute de ses explications. La qualité de membre se perd, immédiatement, suite au décès ou à une démission.
 
Article 14: L’ESEA est une association sans but lucratif. Elle est indépendante et impartiale à l'égard de tout parti politique, organisation syndicale et mouvement religieux.
 
Article 15 Aucun membre du BE et du CA ne doit se trouver en situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations de responsable ou d'administrateur.

 CHAPITRE II: STRUCTURES

Article 16: L’ESEA fonde son fonctionnement sur le principe de la collégialité avec une implication de tous ses membres.
 
Article 17: Le consensus est le mode de prise de décision privilégié. De façon exceptionnelle et, dans le but de prévenir tout blocage préjudiciable au bon fonctionnement de l’association, les prises de décision pourraient se faire au scrutin majoritaire simple à main levée.
 
Article 18: Les instances de l’ESEA sont :
  • l’Assemblée générale (AG) ;
  • le Conseil d’administration (CA) ;
  • le Bureau exécutif (BE) ;
  • les Commissions thématiques spécialisées (CTS) ;
  • les Comités ad hoc ;
  • le Commissariat aux comptes (CC).
Section I : Assemblée générale
 
Article 19: L’Assemblée générale (AG), qui réunit tous ses membres actifs en règle, constitue l’unique organe souverain de décision. Elle est composée de tous les membres actifs à jour de leur cotisation.
 
Article 20: Elle se réunit au moins une fois par an, sur convocation du Conseil d’administration (CA), en Assemblée Générale Ordinaire (AGO) à la fin de chaque exercice ou en Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) à n’importe quel moment de l’année lorsque les circonstances l’exigent.
 
Article 21: Les convocations de l’AG sont adressées au moins quinze jours avant la date retenue. Elles peuvent être faites à travers le site internet de l’ESEA, à travers le mailing list de l’association ou par communiqué de presse. Elles doivent indiquer la date, le lieu, l’heure et l’ordre du jour de l’AGO ou de l’AGE.
 
Article 22: L'AG est présidée par le président de l’association et le secrétaire général agit comme secrétaire de séance. S’ils font défaut, les membres présents choisissent des remplaçants parmi eux.
 
Article 23: Le quorum nécessaire pour la tenue d'une réunion de l'AG est de vingt-cinq (25) membres de l’association à jour de leurs obligations.
 
Article 24: Lorsque le quorum n’est pas atteint, une nouvelle AG sera convoquée et délibérera valablement, dans un délai de 2 semaines, à la condition que le nombre de présents soit égal ou supérieur à 20 des membres à jour de leurs obligations. Si à la deuxième convocation le quorum n’est pas toujours atteint, une troisième convocation est faite et l’AG pourra se tenir quelque soit le nombre de membres présents.
 
Article 25: Seuls les membres de l’association à jour de leurs obligations ont le droit de vote. Le vote par anticipation et le vote par procuration sont prohibés. Chaque vote est pris à la majorité simple, à moins de dispositions contraires.
 
Article 26: Toutes les décisions de l’AG sont prises à main levée. Toutefois, un scrutin secret peut être requis à la demande soit du CA, soit d’un quart (1/4) des membres présents. En cas d'égalité des voix le président de séance dispose d'un vote prépondérant.
 
Article 27: Un procès verbal des séances de l’AG est obligatoirement tenu. Les PV sont signés par le Président de la séance et le secrétaire général et sont transcrits dans un registre des délibérations de l’Assemblée conservé au siège de l’association et accessibles par tous les autres membres.
 
Article 28: L’Assemblée générale ordinaire (AGO) a pour fonctions :
  • d'approuver les orientations et les objectifs de développement due l’ESEA ;
  • d'élire les membres du BE et du CA ;
  • d’approuver et de modifier les présents Statuts ainsi le Règlement intérieur ;
  • d'entendre et d’approuver les rapports (moral et d’activités) présentés par le BE ;
  • d'adopter les bilans financiers exigés par la loi et présentés par le BE ;
  • d’entendre le rapport de vérification présenté par les Commissaires aux comptes ;
  • de donner quitus aux membres du CA et du BE de leur gestion ;
  • de renouveler le mandat des Commissaires aux comptes ou de désigner de
  • nouveaux Commissaires aux comptes ;
  • de voir à toute autre disposition permettant le bon fonctionnement de l’association.
 
Article 29: L’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) a la prérogative de se prononcer sur :
  • toute modification des statuts et du Règlement intérieur ;
  • la dissolution de l’ESEA et la dévolution de l’actif de l’association ;
  • la fusion avec toute autre association poursuivant les mêmes objectifs ;
  • les recours présentés par des membres suspendus ou exclus ;
  • toute autre chose jugée pertinente pour la tenue d’une AGE.
  •  
    
Section II : Le Conseil d'administration
Article 30: Le conseil d'administration (CA) remplit le rôle d'instance administrative et de gouvernance de l’ESEA. Il a pour fonctions :
 
  • de voir à la réalisation de tout mandat confié à lui-même ou à l'un de ses membres par l'Assemblée générale ;
  • d’amender et d’approuver le plan d’action annuel préparé et soumis par le BE ;
  • de passer, au nom de l’ESEA, toute espèce de contrat ou de convention ;
  • d'adopter toute résolution ou tout règlement relatif aux affaires de l’ESEA ;
  • de convoquer chaque réunion annuelle de l'Assemblée générale, et toute réunion extraordinaire de celle-ci ;
  • de pourvoir, pour le reste du terme, à toute vacance en son sein ;
  • de constituer tout comité ad hoc pour l'assister dans ses fonctions ;
  • de s'adjoindre toute personne pour le conseiller dans ses fonctions ;
  • de fixer le montant de la cotisation des membres de l’ESEA ;
  • de valider les rapports annuels : moral, d'activités et financier destinés à être soumis, pour approbation, à l’AG.
 
Article 31:  Le CA comprend 12 membres et est composé comme suit :
huit (8) membres de l’association en règle avec leurs obligations élus par l’AG ;
quatre (4) membres de droit, tous membres du BE soit :
o le Président
o le Vice-président
o le Secrétaire général
o le Trésorier général
 
Article 32 Les membres du CA sont élus pour une durée de deux ans à l’exclusion des quatre (4) administrateurs issus du BE. Les administrateurs sortants sont rééligibles.
 
Article 33: Les douze (12) membres du CA élisent un Président du Conseil d’Administration (PCA) en dehors des quatre (4) membres issus du BE.
 
Article 34: Le PCA est chargé d'assurer la bonne marche du CA et en assume, en tout temps, la Responsabilité morale et la représentation légale.
 
Article 35: Le PCA préside et dirige toutes les réunions du CA sauf en cas d’empêchement; auquel cas, il est remplacé par un des membres du CA désigné à cet effet. Il soumet les dépenses de fonctionnement du CA au BE pour décaissement.
 
Article 36: En cas de vacance de poste d’un membre, le CA pourvoit au remplacement de ce membre. Le mandat ainsi confié au nouveau membre prend fin, le cas échéant, à la date à laquelle expire celui de tous les autres membres.
 
Article 37: Le Conseil se réunit au moins une fois par trimestre. Le CA ne peut valablement délibérer que si le quorum est atteint. Ce quorum est fixé à la présence de la moitié des administrateurs plus un (1), soit 7.
 
Article 38: Les réunions du CA ont lieu à l’initiative du PCA. Toutefois, la convocation du CA devient obligatoire lorsqu’au moins un tiers (1/3) des membres du CA, soit quatre (4) administrateurs, en font la demande. Elles peuvent se tenir dans n’importe quel lieu et être élargies à tous les membres du BE. Dans ce dernier cas, les membres du BE non administrateurs n’ont pas de droit de vote.
 
Article 39: Les convocations aux réunions du CA doivent être envoyées par le PCA ou le secrétaire général au moins trois jours avant une réunion. Une réunion peut être tenue sans avis préalable si tous les administrateurs sont présents.
 
Article 40: Les décisions sont prises par consensus ou, à défaut, à la majorité simple des membres présents. Elles engagent l’ESEA.
 
Article 41: Les délibérations du CA sont consignées dans un registre et signées du PCA ou son remplaçant. Tous les membres de l’association y ont accès.
Section III : Bureau exécutif
 
Article 42: Le Bureau exécutif (BE) est élu par l’AG pour un mandat de deux années renouvelable. Il est composé de huit (8) membres comme suit :
1) un Président : il a pour mandat de coordonner l'ensemble des activités de l’association, de veiller à l'exécution des décisions prises par le CA et par l'AG et de représenter l’ESEA lorsque nécessaire. Il lui revient de produire et de soumettre, à la validation du CA puis à l’approbation de l’AG, un rapport moral annuel ;
2) un Vice-président : il seconde le Président dans ses différentes tâches. Il remplace celui-ci en cas d’empêchement et assume, alors, toutes les fonctions ;
3) un Secrétaire général : il a la garde des documents et registres de l’ESEA et a pour mandat de s'assurer du bon fonctionnement et de la bonne organisation des réunions de chaque instance de l’association, ainsi que de la disponibilité de rapports écrits sur les réunions statutaires et sur les événements organisés par l’ESEA. Il lui incombe la production du rapport annuel d’activités ;
4) un Trésorier général : il la garde des valeurs de l’association, dépose les deniers à l'institution financière choisie par le conseil d'administration, veille à la bonne administration des finances de l’association et produit un rapport financier annuel. Il dispose d’un pouvoir de signature conjointe avec le Président pour tout décaissement. Il doit tenir, à la disposition des Commissaires aux comptes à des fins de vérification, toutes les pièces justificatives afférentes aux ressources et aux dépenses de l’association ;
5) un Trésorier général adjoint : il seconde et remplace le Trésorier général dans ses fonctions en cas d'empêchement ;
6) un Coordonnateur de la Commission Mobilisation et Communication : il est chargé d’élaborer et de mettre en oeuvre un plan de communication et de marketing notamment en définissant les stratégies qui permettront à l’ESEA de joindre le maximum de membres de la communauté sénégalaise, de trouver des sponsors et d’atteindre ses objectifs financiers et de gérer le développement ainsi que la mise à jour du site Web de l’association. Il est, également, responsable de l’organisation des activités et manifestations décidées par l’ESEA ;
7) un Coordonnateur de la Commission des finances et stratégies de financement : il est chargé de planifier et de coordonner la recherche de financement et la collecte de fonds pour le financement d’un Centre culturel, social et sportif notamment en identifiant et analysant les opportunités de financement, en produisant les demandes de financement et en faisant, au besoin, des actions de représentation et de fidélisation des donateurs ;
8) un Coordonnateur de la Commission Éducation et animation à la vie collective : il est chargé d’élaborer le projet social, éducatif, culturel et sportif de l’association notamment la réalisation d’un Centre communautaire culturel, social et sportif.
 
Article 43: Le B.E. prend toutes les décisions utiles au bon fonctionnement de l’association, par consensus ou à défaut à une majorité simple, et peut exercer tout acte ou toute opération dont il a reçu l’autorisation de l’AG ou du CA. Il assure les charges suivantes :
  • représenter l’ESEA vis-à-vis des tiers ;
  • gérer le budget et les ressources de l’ESEA ;
  • passer et signer tout acte au nom de l’ESEA ;
  • mettre sur pied des Comités ad hoc pour l’aider à réaliser certains projets d’envergure, certaines activités ou certains évènements ;
  • déléguer certaines tâches, en tant que de besoin, à des tiers.
 
Article 44: Les réunions du BE sont mensuelles et peuvent être convoquées aussi souvent que le Président ou trois (3) autres membres de cette instance le jugent nécessaire.
 
Article 45: Un avis de convocation à une réunion du BE doit être envoyé par le Secrétaire général au moins trois jours avant une réunion. Il doit contenir l’ordre du jour de la réunion. Une réunion peut être tenue sans avis préalable si six (6) membres du BE sont présents.
Section IV : Commissions thématiques spécialisées
 
Article 46 L’ESEA compte trois (3) commissions thématiques spécialisées permanentes :
  • la Commission Mobilisation et Communication ;
  • la Commission des finances et stratégies de financement ;
  • la Commission Éducation et animation à la vie collective.
 
Article 47: Les Coordonnateurs de ces trois (3) commissions sont membres du BE et, donc, élus par l’AG. Ils ont la responsabilité de l’organisation et de la dynamisation de leur commission conformément aux textes qui régissent l’association.
 
Article 48: Le rôle et les responsabilités des commissions thématiques permanentes sont définis par le BE
 
Article 49: Sur proposition du BE ou du CA, l’AG pourrait décider, ultérieurement, de la création de nouvelles commissions thématiques permanentes lorsque les circonstances l’exigent.
Section V : Comités ad hoc
 
Article 50: Des Comités ad hoc peuvent être décidés et mis en place, par le CA ou par le BE, pour assurer certaines missions de l’association, de façon ponctuelle. Leur présidence peut être confiée à n’importe quel membre de l’association pourvu que son profil soit en adéquation avec les objectifs poursuivis à travers leur mise en place.
 
Article 51: Les Comités ad hoc mis en place s’organisent et choisissent leur mode de fonctionnement selon leurs objectifs visés et conformément aux stipulations du Règlement intérieur.
Section VI : Commissariat aux comptes
 
Article 52: L’AG élit, parmi ses membres à jour de leurs obligations, deux (2) Commissaires aux comptes chargés du contrôle interne de la gestion des ressources et du patrimoine de l’ESEA.
 
Article 53: Les deux (2) Commissaires aux comptes effectuent des contrôles, inopinés, périodiques ou planifiés sur toutes les pièces comptables. Tous les justificatifs demandés doivent être mis à leur disposition par le Trésorier général ou son adjoint lorsqu’ils le demandent.
 
Article 54: Les deux (20 Commissaires aux comptes certifient les comptes annuels de l’association, après vérification, avec la production d’un rapport et, s’il y a lieu, la délivrance d’un quitus dûment signé par les deux et faisant état de la bonne gestion des ressources et du patrimoine de l’ESEA.
 
Article 55: Les deux (2) Commissaires aux comptes ont le droit d’être présents dans les réunions du BE et du CA avec avis consultatif et leur responsabilité personnelle, sauf manquement avéré, ne saurait être engagée.

CHAPITRE III DISPOSITIONS FINANCIERES

Article 56: Les ressources financières de l’ESEA se composent
  • des revenus provenant des cotisations des membres `
  • des subventions reçues ;
  • des produits des activités en relation avec l’objet de l’Association ;
  • de dons, de legs et autres contributions en nature, en argent, en valeurs mobilières ou immobilières que reçoit l’association ;
  • des produits des placements effectués ;
  • des surplus des exercices précédents et
  • de toutes autres sources de revenus que le conseil d'administration peut établir.
Article 57: Les institutions financières avec lesquelles l’ESEA fait affaire sont déterminées par le CA.
 
Article 58: Tout effet de commerce, contrat ou convention engageant ou favorisant l’ESEA doit être approuvé par le CA et signé par le Président du BE.
Article 59: Le CA peut faire des emprunts de deniers sur le crédit de l’ESEA ou hypothéquer les biens mobiliers ou immobiliers, présents ou futurs de l’association.

CHAPITRE IV DISPOSITIONS FINALES

Section I : Dissolution - Liquidation
Article 60: La dissolution de l’ESEA peut être volontaire ou forcée. Lorsqu’elle est volontaire, elle doit être décidée par une AGE, expressément convoquée à cet effet, à une majorité qualifiée des deux-tiers (2/3). Advenant ce cas, un ou plusieurs liquidateurs peuvent être désignés par l’AGE. Ils jouissent des pouvoirs les plus étendus pour réaliser l’actif et combler le passif de l’association au moment de la dissolution, conformément aux lois en vigueur.
 
Article 61: Le solde obtenu, s’il est positif, sera versé sous forme d’aide ou de don, en espèces ou en nature, à des personnes physiques ou morales désignées à cette fin par le CA. Ces personnes doivent avoir une mission et des activités similaires à celles de l’ESEA.
Section II : Règlement intérieur
 
Article 62: Un Règlement intérieur sera élaboré et soumis à l’AG pour adoption en vue de compléter les présents Statuts ainsi que de déterminer les règles de fonctionnement des différentes instances de l’ESEA.
 
Fait et adopté à Longueuil, le samedi 22 novembre 2014.

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